MARMARİS BELEDİYESİ'NDE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ DÖNEMİ BAŞLADI
image

Marmaris Belediyesi 18 Eylül’de elektronik belge yönetim sistemi ve güvenli e-imza uygulamasına geçiş yaptı. Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün 1 buçuk yıllık çalışması sonucu teknolojik altyapısı tamamlanan sistem; kurum içi ve kurum dışı yazışmaların internet üzerinden yapılmasına olanak sağlıyor. Böylece vatandaşlar daha nitelikli ve hızlı hizmet alırken, yazışmalar da dijital olarak arşivlenecek.

Her geçen gün artan belge üretimine paralel olarak depolama alanlarına duyulan ihtiyaç ve dokümanların güvenliğini göz önüne alan Destek Hizmetleri Müdürlüğü elektronik belge yönetim sistemi için kolları sıvadı. Yaklaşık bir buçuk yıl süren çalışmalar sonucunda Belediye EBYS’ye geçiş yaptı. Böylece fiziksel arşivler ortadan kalkarken, yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale gibi risk faktörleri de engellenecek.

Elektronik imzaya geçiş
EBYS ile kurumda yapılan tüm yazışmalar elektronik belge olarak bilgisayar ortamında oluşturularak veya geleneksel belgeler, elektronik belgeye dönüştürülecek. Sistemin web tabanlı altyapısı sayesinde, belediye binasından bağımsız bir şekilde hem ofis içi, hem ofisler arası, hem de ofis dışı kullanım ve belge havuzuna erişim olanağı sağlanacak. Belgeler elektronik ortamda onaylanmasının ardından elektronik imza ile imzalanacak.

Her Yönden Tasarruf 
Marmaris Belediyesi, elektronik belge yönetimi sistemi ile birçok yönden tasarruf elde edecek. Geleneksel sisteminde yüksek maliyetlere neden olan çoğaltma ve kopyalama işlemleri, EBYS ile daha az yapılacağından kâğıttan ve zamandan tasarruf sağlayacak. Birden fazla kişinin aynı anda aynı belge üzerinde çalışabilmesine imkan veren sistem, tıkanan noktaların raporlanmasını kolaylaştıracak, böylece değerlendirme de doğru, kolay, güvenli ve hızlı bir şekilde yapılabilecek. EBYS ile üretilen evraklar aynı zamanda belediyenin web sayfası üzerinden de doğrulanabilecek. Son dönemde yapılan çalışmalarla teknolojik altyapısı güçlenen Marmaris Belediyesi’nde benzer projelere önümüzdeki günlerde de devam edilecek