MARMARİS BELEDİYESİ DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI İLE ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNETMELİK

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 Amaç

 MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı Marmaris Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün görev ve hizmet alanı içerisindeki;

 a) İdari ve hukuki statüsünü,

b) Görev, yetki ve sorumluluklarını,

c) Çalışma usul ve esaslarını,düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Marmaris Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğünün; görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. 

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu,5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve Taşınır Mal Yönetmeliği ile yürürlükteki diğer mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte adı geçen;

a) Başkan: Marmaris Belediye Başkanını,

b) Başkan Yardımcısı: Marmaris Belediye Başkan Yardımcısını,

c) Başkanlık: Marmaris Belediye Başkanlığını,

ç) Belediye: Marmaris Belediyesini

d) Belediye Encümeni: Marmaris Belediye Encümenini,

e) Belediye Meclisi: Marmaris Belediye Meclisini,

f) Müdür: Destek Hizmetleri Müdürünü

g) Müdürlük: Marmaris Destek Hizmetleri Müdürlüğünü ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM 

Kuruluş, Personel ve Örgütlenme Yapısı

Kuruluş

MADDE 5- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, 03/07/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48. maddesi ile 22/02/2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.

Personel Yapısı

MADDE 6- (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün personel yapısı; Norm Kadro Cetvelindeki unvan ve sayıyı aşmamak üzere Müdür, birim sorumlusu, memur, işçi, sözleşmeli personel ve şirket personelinden oluşmaktadır.

Örgütlenme yapısı

MADDE 7 - (1) Destek Hizmetleri Müdürlüğü, üst yönetici olarak Başkana ve Başkanın görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışır.

(2) Organizasyon şemasındaki yatay ve dikey hiyerarşik yapılanma; Müdürün teklifi ve Başkanın onayıyla oluşur ve yürürlüğe girer.

(3) Başkan organizasyon yapısını re’sen değiştirmeye yetkilidir.

(4) Belediye birimleri arasındaki yazışmalar Müdürün imzası ile Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da görevlendireceği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

(5) Müdürlüğün alt birimleri aşağıdaki gibidir:

a) İdari işler birimi.

b) İhale birimi.

c) Satın alma birimi.

ç) Taşınır kayıt birimi. 

d) Makine-araç parkı birimi.

e) Bilgi işlem birimi.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün görevleri

MADDE 8 – (1) Müdürlüğün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

a) Kamu hizmeti veren Belediyemizin sahip olduğu kaynakların kamu yararına ve kamunun ortak menfaatlerinde kullanılması için gerekli hassasiyeti göstererek; 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu ve diğer mevzuatın kendilerine verdiği sair görevleri çalışma ilkelerine uygun olarak etkin, düzenli ve verimli bir biçimde yürütmek.

b) Mal, hizmet alımı, yapım işleri ihalelerini Kamu İhale Kanunu, Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Mal Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ve Kamu İhale Genel Tebliği’nde belirtilen esas ve usullere göre yürütmek.

c) Belediye taşınmazlarının kiralama ihale işlerini 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu’nda belirtilen esas ve usullere göre yürütmek.

ç) Edinilen her türlü taşınırı (iş makinesi, araç, motor, demirbaş ve tüketim malzemelerini) 18.01.2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda kayıt altına alarak, kayıtların saklanmasını ve ilgili kurumlara bildirimini sağlamak.

d) Belediyenin birimlerinden gelen ihtiyaç ve hizmet taleplerini ilgili yasalar çerçevesinde temin etmek, etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak.

e) Belediyeye ait tesislerde kullanılan, her türlü makine ve teçhizatın temini ve büro makine teçhizatlarının bakım-onarım işlerinin zamanında ve seri bir şekilde yapılmasını sağlamak.

f) Makine-araç parkının sevk ve idaresini yapmak, araç parkında bulunan atölyelerin etkin ve verimli bir şekilde çalıştırılmasını sağlamak.

g) Belediyeye kayıtlarında bulunan araç, iş makinesi ve ekipmanın gelen talepler doğrultusunda ilgili müdürlüklere tahsislerini ve zimmetlerini yapmak, herhangi bir kaza durumunda ilgili yasa ve yönetmeliklere göre gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak.

ğ) Belediye kayıtlarında bulunan araç, iş makinesi ve ekipmanın, tamir, bakım ve onarımını yapmak veya yaptırmak, araç kullanımlarında ortaya çıkan kişi kusur ve ihmallerinden kaynaklanan hataları ilgili müdürlüklere bildirerek yasa ve yönetmelikler çerçevesinde gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak.

h) Belediye hizmet binalarında kullanılan kırtasiye, temizlik, bilişim vb. sarf malzemelerinin, birimlerin talepleri doğrultusunda teminini sağlamak.

ı) Belediye kayıtlarında bulunan araç, iş makinesi ve ekipmanın akaryakıt ve madeni yağ ihtiyaçlarını temin etmek.

i) Belediye hizmetlerinde kullanılmak üzere demir, ahşap, elektrik tesisat, sıhhi tesisat, boya vb. malzemelerin temini sağlamak.

j) Belediyenin ve bağlı olan hizmet binalarının elektrik, su, telefon, internet, data hattı vb. abonelik işlemlerini ve sözleşmelerini yapmak, kullanım durumlarına göre gerektiğinde iptal işlemlerini gerçekleştirmek.

k) Müdürlüğün faaliyet konularına ilişkin mevzuatı takip etmek ve mevzuatın gereklerini süresi içerisinde yerine getirmek.

l) Müdürlüğün, diğer idareler veya birimlerde takibi gereken iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak.

m) Müdürlük personelinin bilgi ve beceri düzeylerini artırmak amacıyla düzenli olarak hizmet içi eğitimlerini sağlamak. Personelin hizmet bilincini artırmak ve Belediyemize karşı aidiyet duygusunu güçlendirmek amacıyla; seminerler, konferanslar düzenlemek. Gerektiğinde İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğünden söz konusu eğitimler için destek talep etmek ve koordinasyon halinde eğitim programını gerçekleştirmek.

n) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili olarak; Marmaris Belediyesi resmi web sitesinde (www.marmaris.bel.tr) yayımlanmak üzere Bilgi İşlem birimine fotoğraf, video ve yazılı olarak veri akışı sağlamak.

o) Başkanlık Makamına bilgi vermek kaydıyla, Savcılıkların, Mahkemelerin, Soruşturma izni Yetkililerinin, Sayıştay Denetçilerinin, yetkili Müdürlüklerin ve Mahkemeler tarafından görevlendirilmiş Bilirkişilerin talep etmiş oldukları evrak ve dosyaların;

1) “ASLI GİBİDİR” veya “ASLINA UYGUNDUR” onayı yapılmış nüshaları ilgililere vermek.

2) Yukarıda sayılan yetkili kişi ve kurumlarca evrakların asıllarının talep edilmesi durumunda; evrakların “ASLI GİBİDİR” veya “ASLINA UYGUNDUR” onayı yapılmış nüshalarının hazırlanarak dosyasında muhafaza etmek, asıllarını denetim ve incelemeden sonra geri alınmak üzere ilgili kişi ya da kurumlara teslim etmek.

ö) Müdürlük hizmetlerinde kullanılacak olan dayanıklı taşınır mallar ile dayanıklı taşınmazların bakım ve onarım için gerekli olan her türlü yedek parça ile tamir takımı ve bakım-onarım malzemelerinin uygun şartlarda ve zamanında temin etmek üzere;

1) Satın alma ve ihale işlemlerini koordine etmek ve gerçekleştirmek.

2) Kabullerini yapmak.

3) İlgili alt birimlere ya da personele sevk ve teslimatını yapmak.

4) Garanti süreleri içerisindeki arıza ve fonksiyon kayıplarını izlemek, gerektiğinde garanti belgelerindeki ücretsiz tamir ya da değiştirme hükümlerinin işletilmesini sağlamak.

5) Yükümlülüklerini yerine getirmeyen satıcılar hakkında gerekli yasal işlemleri başlatmak ve hukuki süreci takip etmek.

6) Gerektiğinde bu dayanıklı taşınırların montaj, demontaj, tamir ve bakımlarını yaptırmak.

p) Müdürlük hizmetlerinde kullanılacak olan tüketim malzemelerini uygun şartlarda ve zamanında temin etmek üzere;

1) Satın alma ve ihale işlemlerini koordine etmek ve gerçekleştirmek.

2) Kabullerini yapmak.

3) İlgili alt birim ya da personele sevk ve teslimatını yapmak.

r) Müdürlük hizmetlerinde kullanılan makinelerin;

1) Her türlü tamir ve bakımları ile ikmal işlerini yaptırmak.

2) Her an çalışır ve hizmeti yerine getirir durumda olmalarını sağlamak.

s) Faaliyet alanına giren işlerle ilgili mal ve malzemelerin usulüne göre ambarda muhafaza edilmesini sağlamak, stok ve sarf kayıtlarını düzenli olarak tutmak.

ş) Müdürlüğe ait olan taşınır mallardan ekonomik süreci tamamlamış veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyen ve hizmet dışı bırakılması gerekenlerin hurdaya ayırma çalışmalarını yapmak, hurdaya ayrılan malzemelerin Belediye tarafından belirlenmiş olan birime teslimini sağlamak.

t) Müdürlüğün etkinlik ve faaliyetlerini duyurmak için pankart ve afiş hazırlatmak, hazırlanmış olan afişleri ve pankartları uygun görülen yerlere astırmak.

u) Müdürlüğün görev alanına giren konularda; Müdürlük personelinin bilgi ve görgüsünün geliştirilmesi için gerekli her türlü araştırma, geliştirme, gezi ve inceleme faaliyetlerinde bulunmak. Gerektiğinde bu faaliyetlere Belediye Meclis Üyelerinin, Müdürlük uygulamalarına destek olabilecek diğer birim personellerinin, işbirliği yapılan kurum ve kuruluşlarının temsilcilerinin katılımlarını sağlamak ve faaliyetlerle ilgili giderleri Müdürlük bütçesinden karşılamak.

ü) İşçi çalıştırılarak yapılan bütün işlerde, 22/05/2003 tarihli ve 4857 sayılı İş Kanunu ile 09/12/2003 tarihli ve 25311 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde hareket etmek.

v) Müdürlük uygulamalarından kaynaklanan her türlü anlaşmazlık ve dava sürelerini Hukuk İşleri birimi ile koordinasyon halinde takip etmek, dava süreçleri ile ilgili olarak Başkana ve bağlı bulunan Başkan Yardımcısına gerekli bilgi akışını zamanında ve doğru bir şekilde yapmak.

y) Gerektiğinde Belediyenin diğer birimleriyle, resmi kurum ve kuruluşlarla, ilgili meslek odalarıyla, ihale sürecindeki ilgililerle yazışmalar yapmak. Başkan ya da Başkan Yardımcısının bilgisi ve onayıyla 09/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, istisnalar dışındaki bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak. Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri süresi içerisinde cevaplamak.

z) 04/01/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında; Müdürlüğün ihtiyacı olan her türlü mal alımı, hizmet alımı ile yapım işlerini ihale yolu ile gerçekleştirmek, kontrolünü yapmak, hak edişlerini düzenlemek, kabullerini yaparak sonuçlandırmak.

aa) Belediyenin ortak çalışma gerektiren işlerinde; ilgili birimlerle bilgi ve belge paylaşımında bulunmak.

bb) Müdürlük tarafından yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını, gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korumasını ve muhafazasını sağlamak. Yapılan işlemlerin tüm belgelerini; Sayıştay denetimi, Bakanlık denetimi, Belediye Meclisi denetimi, Başkanlık denetimi ve gerektiğinde idari ya da adli incelemeler için düzenli bir şekilde hazır bulundurmak.

cc) İlgili mevzuat ve benimsenen ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyon oluşturmak, stratejik amaçlar ve sürdürülebilir hedefler saptamak, performans ölçümü ile süreç izleme ve değerlendirmesini yapmak, Müdürlüğe ait tüm alt birimlerin ve gerektiğinde diğer birimlerin de katılımlarıyla Müdürlüğün Stratejik Planını ve Bütçe Taslağını hazırlamak.

dd) Stratejik Plan ve Performans Programına uygun faaliyette bulunmak. Yıllık Faaliyet Raporunun hazırlanmasıyla ilgili her türlü istatistikî veri ve kayıtları süresi içersinde Belediyenin ilgili birimine göndermek.

ee) Belediyenin Strateji birimlerince hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planındaki sorumlulukların yerine getirmesi için gerekli çalışmaları yapmak. Bu kapsamda;

1) İhtiyaç halinde yönetmelikler üzerinde gerekli düzenleyici işlem tasarılarını hazırlamak ve Belediye Meclisi’nde görüşülmek üzere Başkanlık Makamına sunmak.

2) Organizasyon şemaları oluşturmak ve bu şemaya uygun idari yapılanmayı tesis etmek.

3) Müdürlük ile müdürlüğün tüm alt birimlerinin görev tanımlarını hazırlanmak, ilgili birimlere ve personele tebliğ edilmesini sağlamak.

4) Müdürlüğün görev alanına giren işlerle ilgili uygulama prosedürlerini hazırlamak ve bu prosedürleri uygulamak.

5) Düzeltici ve önleyici faaliyet yazılımlarını yapmak, ilgili birimlere ve personele tebliğ edilmesini sağlamak.

6) Uygulama prosedürüne uygun İş Akış Şemalarını hazırlamak.

7) Uygulamada kullanılacak olan standart formları ya da belgeleri hazırlamak, bu form ve belgeleri kullanmak.

8) Hizmet standartlarını oluşturarak hizmet alan özel ve tüzel kişilere duyurmak ve mevzuatında belirlenmiş üst kurumlara bildirmek.

9) Gerekli envanter çalışmalarını yaparak müdürlüğün hassas görevlerini belirlemek ve hassas görevlerin gereklerini yerine getirmek.

10) Makine ve teçhizatların kullanım talimatlarını, kazalara ve yangına karşı iş güvenliği talimatlarını hizmet talimatları ile muayene ve kontrol talimatlarını hazırlamak ve afişlerini ilgili yer ve mekânlara asmak.

11) Müdürlüğün işleriyle ilgili olarak hizmet alan vatandaşın doğru bilgiyle yönlendirildiği ve afiş ya da el kitapçığı şeklindeki rehber çalışmaları yaparak hizmet alan tüm kesimlere duyurmak ve ulaştırılmasını sağlamak.

ff) Müdürlükler arasında ortak çalışma gerektiren konularda; yönerge tasarısı hazırlamak ve Başkanlık Makamına sunmak.

gg) Hizmet kalitesini arttırmak ve personelin kurumsal aidiyet duygusunu geliştirmek için; Belediye mevzuat, arşivleme ve doküman yönetimi, teknolojiyi kullanma, takım çalışması, üretkenlik, verimlilik, etik kurallar gibi konularda hizmet içi eğitim çalışması yapmak veya yaptırmak.

ğğ) Müdürlüğün görev ve faaliyet alanlarıyla ilgili olarak yürürlüğe giren Kanunlar ile Bakanlıklar tarafından yayımlanan yönetmelik, tebliğ ve genelgelere uygun hareket etmek ve gereklerini yerine getirmek.

hh) Başkanlık Makamının ONAY ya da OLUR’unun gerektiği konularda, ilgili işlem dosyasını hazırlamak ve süresi içerisinde Başkanlık Makamına sunmak.

ıı) Başkanlık tarafından yayımlanan genelgelere, yönergelere, yazılı ve sözlü talimatlara uygun hareket etmek ve gereklerini yerine getirmek. Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamı tarafından verilen diğer görevleri mevzuata uygun olarak ifa etmek.

ii) Müdürlüğün görevleriyle ilgili her türlü faaliyetin giderlerini Müdürlük bütçesinden karşılamak 

Müdürün görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 9 – (1) Müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.

a) Başkanlık Makamına, Belediyenin karar organlarına, Belediyenin diğer birimlerine, Müdürlüğün alt birimlerine ve personeline, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla Müdürlüğü temsil etmek.

b) Temsil ettiği Müdürlüğün görev alanına giren tüm iş ve işlemlerin; ilgili mevzuata ve yönetmelikte belirlenen ilkelere uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

c) Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları; etkili, verimli ve ekonomik bir şekilde sevk ve idare etmek.

ç) Alt birimler arasında koordinasyonu ve çalışma huzurunu sağlamak.

d) Gerekli denetimleri yapmak/yaptırmak.

e) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde;

1) Müdürlüğün stratejik planlarını, performans programlarını, bütçe taslağını ve faaliyet raporlarını hazırlamak.

2) Bütçe ödeneklerinin amacına uygun olarak usulünce kullanılmasını sağlamak.

3) Yıl içerisinde giderlerin izlenmesini yaparak bütçe hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya çalışmak.

4) Harcama yetkilisi olarak harcama talimatı vermek ve giderin gerçekleşmesini sağlamak.

5) Müdürlük uygulamalarıyla ilgili harç ve ücretlerinin belirlenmesi konusunda gerekli yasal süreci takip etmek, işlem sürelerinde harç ve ücretlerin tahakkuk ve tahsilâtının yapılıp yapılmadığını kontrol etmek.

6) Taşınır mal edinilmesi ile ilgili kayıt ve kontrol işlemlerinin usulüne uygun olarak yapılmasını sağlamak. Taşınır malların muhafazasını, korumasını, verimli ve ekonomik olarak kullanılmasını sağlayacak bir taşınır mal yönetimini tesis etmek.

f) İhale yetkilisi olarak; yapılacak ihaleler için gerçekleştirme görevlileri ile komisyon üyelerini belirlemek ve görevlendirmek. İhale süresini mevzuatına uygun olarak takip edip sonuçlandırmak.

g) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı çerçevesinde;

1) Hizmet standartlarının oluşturulmasını temin ederek, hizmet alan gerçek ve tüzel kişilere duyurulmasını ve mevzuatında belirlenmiş üst kurumlara bildirilmesini sağlamak.

2) Müdürlüğün organizasyon şemalarını oluşturmak ve Başkanlık Makamına onaya sunmak. Onaylandığı takdirde bu şemaya uygun idari yapılanmayı tesis etmek.

3) Alt birimlerin ve birim sorumlularının görev tanımlarını yaptırmak, ilgililere tebliğ etmek ve görev tanımlarına uygun hareket edilip edilmediğini denetlemek.

4) Müdürlük birimlerini Uygulama Prosedürlerini, İş Akış Şemalarını ve bu süreçte kullanılacak standart form ve belgeleri hazırlatmak ve personelin bu prosedürlere uyarak iş ve hizmet üretmesini temin etmek.

5) Gerekli envanter çalışmalarını yaptırarak, Müdürlüğün hassas görevlerini belirlemek ve hassas görevlerin gereklerinin yerine getirilmesini sağlamak.

6) Müdürlüğe ait makine ve teçhizatların kullanım talimatlarını, kazalara ve yangına karşı iş güvenliği talimatlarını, hizmet talimatları ile muayene ve kontrol talimatlarını hazırlamak ve afişlerinin gerekli yerlere asılmasını temin etmek.

7) Müdürlüğün işleriyle ilgili olarak, hizmet alan vatandaşın doğru bilgiyle yönlendirildiğini ve afiş ya da el kitapçığı şeklindeki rehber çalışmalarını yaptırarak hizmet alan tüm kesimlere duyurulmasını ve ulaştırılmasını sağlamak.

ğ) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili; kanunları, kararnameleri, yönetmelikleri, genelgeleri, tebliğleri, yargı kararlarını, meclis kararlarını ve ilgili diğer meslek kuruluşlarının mevzuatını ve yayınlarını takip etmek, bu konularda Müdürlük personelinin bilgilendirilmesini ve eğitilmesini sağlamak.

h) Müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemlerin etkin, verimli ilkelere uygun yürütülebilmesi için; müdürlüğün görevlerini deruhte edebilecek meslek gruplarından ve idari personelden yeteri kadar istihdam edilmesini sağlayacak girişim ve çalışmaları yapmak.

ı) Memur ve işçi personelin; sevk ve idaresiyle ilgili olarak;

1) Müdürlük personeli arasında görev bölümü yapmak.

2) Çalışma koşullarını iyileştirmek.

3) Personelin izin planını çıkarmak.

4) İzin, fazla mesai ve arazi tazminatı gibi tüm özlük işlemlerine yönelik çalışmaların düzenli olarak yapılmasını sağlamak.

5) Hastalık, rapor, doğum, ölüm gibi nedenlerle görevinden ayrılan personelin yerine bir başkasını görevlendirmek.

6) Hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

i) Disiplin amiri sıfatıyla; ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde hareket etmek.

j) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili olarak; gerektiğinde ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşünü hazırlayıp sunmak.

k) Başkanlık Makamının ONAY ya da OLUR’unun gerektiği konularda; ilgili işlem dosyasının hazırlanmasını ve süresi içerisinde Başkanlık Makamına sunulmasını sağlamak.

l) İhtiyaç duyulduğunda Müdürlük uygulamalarıyla ilgili toplanan Meclis İhtisas Komisyonlarına, Müdürlüğü temsilen uzman personel görevlendirmek.

m) Mevzuatın öngördüğü Encümen toplantısı, kurul ve komisyon toplantılarına katılmak.

n) Müdürlük uygulamalarıyla ilgili olarak Belediye Meclis Kararı ya da Encümen Kararı gerektiği durumlarda; Belediyenin karar organlarına havale edilmek üzere gerekçeli müzekkere hazırlayarak Başkanlık Makamına sunmak.

o) Başkanlık tarafından yayımlanan Genelgelere, Yönergelere, yazılı ve sözlü talimatlara uygun hareket etmek ve gereklerini yerine getirmek.

ö) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamı tarafından verilen diğer görevleri mevzuata uygun olarak ifa etmek.

(2) Müdürün yetkileri aşağıda sıralandığı gibidir.

a) Müdürlüğü;

1) Başkanlık Makamına, Belediyenin diğer birimlerine, Müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan,

2) Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise Başkanlık Makamının izni ve onayıyla; şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmeye,

b) Personeli, ekipmanı ve Müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kanyakları sevk ve idare etmeye,

c) Bütçe ödeneklerini kullanmaya ve harcama talimatı vermeye,

ç) Alt birimlerindeki personellere yetki devretmeye ve gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,

d) Başkanlık Makamına; yeni alt birimler kurma, alt birimleri ayırma ya da birleştirme, alt birimlerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,

e) İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya veya yaptırmaya,

f) Performans ölçümü ve istatistikî çalışma yapmaya ve yaptırmaya,

g) İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,

ğ) Çalışma grupları oluşturmaya, görevlendirmeler yapmaya,

h) İhaleler için;

1) Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,

2) Birim personeli arasından yeteri kadar komisyon üyesini belirlemeye ve görevlendirmeye,

ı) Taşınır mal kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,

i) Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin süreci başlatmaya,

j) Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,

k) Bütçe Kanunu’nda belirtilen sınırlarda olmak kaydıyla; gerekli durumlarda üst yönetici onayıyla personele fazla mesai yaptırmaya,

l) Gerekli görüldüğü konularda Hukuk İşleri biriminden görüş sormaya,

m) İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya, yetkilidir.

(3) Müdürün sorumlulukları aşağıda sıralandığı gibidir.

a) Destek Hizmetleri Müdürü, temsil ettiği Müdürlüğün ve Müdür olarak kendilerinin görev alanlarına giren konularındaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygun olarak yürütülmesinde Başkana ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

b) Destek Hizmetleri Müdürü, temsil ettiği Müdürlüğün ve Müdür olarak kendilerinin görev alanlarına giren konulardaki iş ve işlemlerin hukuka ve belediye mevzuatına uygunluğunun denetlenmesi sürecinde, Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla;

1) Sayıştay’a

2) İlgili Bakanlıkların denetim organlarına,

3) Belediye Meclisinin Denetim Komisyonuna,

4) İç Denetim organlarına, gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludur.

c) Destek Hizmetleri Müdürü, Başkanlık Makamını bilgilendirmek kaydıyla; Adli ya da idari inceleme ve soruşturma aşamasında, inceleme ve soruşturmayı yürüten organlara gerekli bilgi ve belgeleri zamanında ve eksiksiz olarak ulaştırmakla sorumludur.

İdari işler biriminin görev ve yetkileri

MADDE 10- (1) İdari işler biriminin görevleri aşağıda sıralandığı gibidir:

a) Araçların sicil dosyalarını tutmak, ruhsat, trafik tescil, kaza, trafik sigortası, egzoz ve fenni muayenelerinin takibi ve muhafaza edilmesini sağlamak.

b) Ekonomik ömrünü doldurmuş araçların hurdaya ayrılış işlemlerinin yapılmasını sağlamak ve kayıttan düşürmek üzere ilgili birime aktarmak.

c) Destek Hizmetleri Müdürlüğü ile ilgili her türlü yazışma işlemlerini yürütmek, arşivlemek, gelen, giden evrak kayıtlarının tutulmasını sağlamak.

ç) Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nden maaş alan kadrolu ve şirket personellerinin puantajlarını ve hak edişini yapmak. Ayrıca bağlı bulunan personellerin şirketin talepleri üzerine imza işlerini takip etmek.

d) Yapılan iş ve işlemler ile ilgili olarak yılsonunda faaliyet raporunu ve günlük çalışma raporlarını hazırlamak.

e) Belediyemiz bünyesine satın alınacak araçların Devlet Malzeme Ofisi’nden alımını gerçekleştirmek, yazışmalarını yapmak, tescil işlemlerini yaptırmak ve süreci takip etmek.

f) Belediyemiz bünyesine satın alınacak bilişim malzemelerinin, temizlik malzemelerinin, kırtasiye malzemelerinin Devlet Malzeme Ofisi’nden alımını gerçekleştirmek, yazışmalarını yapmak.

g) Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün şikâyet hattını takip etmek, gerekli bilgileri edinip vatandaşlara bilgi vermek.

ğ) Kamu kurumlarından veya Marmaris Belediyesi Gençlik Spor Kulübünden gelen taleplere istinaden Müdürlüğümüze bağlı otobüs veya minibüslerin transferlerini takip etmek, görevlendirme yazılarını yazmak.

ı) Vatandaşlarımızdan veya firmalardan gelen taleplere istinaden pankartların yerlerini organize edip, yazışmalarını yapmak ve asılma sürelerini takip etmek.

i) Destek Hizmetleri Müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

İhale biriminin görev ve yetkiler 

MADDE 11- (1) İhale biriminin görevleri aşağıda sıralandığı gibidir:

a) İhale mevzuatını takip edip değişikliklerin uygulanmasını denetlemek.

b) Müdürlükler tarafından hazırlanan ihale dokümanlarını (ihtiyaç listesi ve teknik şartname) incelenmek, mevzuata uyumlu hale getirilmesini sağlamak.

c) Müdürlüklerden gelen dosyalar doğrultusunda, yaklaşık maliyeti hazırlamak üzere piyasa fiyat araştırmalarını Destek Hizmetleri Müdürlüğü bünyesinde hazırlanan yazılar ile yapmak.

ç) Tüm Müdürlüklere ihale mevzuatı konusunda teknik destek sağlamak, gerektiğinde ihale dokümanlarının hazırlanmasına destek olmak.

d) Müdürlüklerden gelen talepler doğrultusunda ihale ilan metinlerinin hazırlanarak Kamu İhale Kurumu’na onay için göndermek ve onaylanan ilanların süresi içerisinde yayımlanmasını takip etmek, gerektiğinde düzeltme ilanı yapmak.

e) İhale mevzuatına uygun olarak ilanın yayımlanmasından sonra ilgili birim ile işbirliği içerisinde ihale komisyonu üyelerini belirleyerek görevlendirme yazılarını hazırlamak, incelemeleri için ihale dokümanlarının suretlerini vermek.

f) İhale dokümanlarına itiraz olması halinde mevzuatta ön görülen sürede, ihale yetkilisi tarafından rapor yazıcı belirlenmesi ve itirazın cevaplandırılmasını takip etmek, ihale dokümanlarına itiraz halinde gerektiğinde zeyilname düzenlemek.

g) İhaleye girmek isteyenlere ihale dokümanlarını eksiksiz temin etmek.

ğ) Pazarlık usulü ihalelerde teklif alınacak isteklilere davet mektubu ve ihale dokümanlarını göndermek.

h) Verilen teklifleri tutanakla teslim almak, ihale saatine kadar verilen tüm teklifleri tutanakla ihale komisyonuna teslim etmek.

ı) İhale teklif zarfı içinde isteklilerce sunulan yeterlilik belgelerinin incelenmesinde ihale komisyonuna yardımcı olmak.

i) İhalenin sonuçlanmasından sonra geçici teminatların Destek Hizmetleri Müdürlüğü üst yazısı ile isteklilere verilmesini sağlamak.

j) İsteklilerden sundukları belgeler veya teklifleri ile ilgili açıklama istenmesi gerekmesi halinde, yazışmaları yapmak ve süreyi takip etmek.

k) Kesinleşen ihale kararını ve değerlendirme dışı kalan isteklilerin değerlendirme dışı kalış gerekçelerini mevzuatta ön görülen şekilde ihaleye teklif veren tüm isteklilere kanunda belirtilen şekilde tebliğ etmek.

l) İtiraza karşı verilen cevabın isteklilerce uygun bulunmayıp Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyette bulunulması halinde, ihale dokümanlarının ve teklif zarflarının suretlerinin çıkarılarak verilen süre içinde Kamu İhale Kurumuna iletmek.

m) İhalenin iptalinin gerekmesi halinde iptal ilanı hazırlayıp, ilan ettirmek.

n) Kesinleşen ihale kararına itiraz olmaması halinde itiraz süresinin bitiminden itibaren ihale üzerinde kalan istekliye sözleşme davet yazısını tebliğ etmek.

o) Sözleşmenin ihale yetkilisi ve yüklenici tarafından imzalanmasından sonra kesin teminatı Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

ö) İhale sonuç formu düzenleyip Kamu İhale Kurumuna göndermek.

p) Gerek 09.10.2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, gerekse Belediye Meclisi Soru Önergeleri nedeniyle istenen ihale bilgilerini vermek.

r) Destek Hizmetleri Müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

Satın alma biriminin görev ve yetkileri

MADDE 12- (1) Satın alma biriminin görevleri aşağıda sıralandığı gibidir:

a) Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımı ile yapım işlerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22 inci maddesi kapsamında doğrudan temin yöntemi ile yapılması işlemlerini yürütmek.

b) 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 60 ıncı maddesine istinaden diğer harcama birimlerine ait olan ve ilgili Müdürlüğün harcama yetkilisi onayı ile piyasa araştırması yetkisi ilgili birim personeline verilen, mal ve hizmet alımlarının takibini yapmak.

c) Kurum faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli her türlü demirbaş eşya, büro makinesi, mobilya ve mefruşat ile baskı kâğıt ve kırtasiyenin onaylanan iş planları uyarınca istenilen özelliklerde ve asgari maliyetle zamanında teminini sağlamak.

ç) Belediyenin ihtiyacı olan yedek parça, hammadde, yarı mamul ve benzeri diğer malzemelerin alımını, satın alma plan ve programları çerçevesinde gerçekleştirilmesini sağlamak.

d) Hizmet binalarının yangın sistemleri için gerekli yangın tüpü, yangın dolabı vb. malzemelerin alımını ve takibini yapmak.

e) 4734 sayılı kanunun 22/d maddesine göre yapılan alımları mal, hizmet, yapım olarak EKAP ‘a liste halinde girişlerini yapmak.

f) Destek Hizmetleri Müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

Taşınır kayıt biriminin görev ve yetkileri

MADDE 13- 1) Taşınır Kayıt Biriminin görevleri aşağıda sıralandığı gibidir:

a) Belediyeye alınan sarf malzemelerin (kırtasiye malzemesi, fotokopi tonerleri, yazıcı kartuşları, temizlik malzemeleri vb. diğer tüketim malzemeleri) depolanması, tüm birimlerin ihtiyaçları doğrultusunda dağılımı ve ilgili birimlere ulaştırılması çalışmalarını yapmak ve depoları kontrol etmek.

b) Belediyeye ait her nevi demirbaş eşyanın giriş ve çeşitli sebeplerle çıkışlarını, depo kayıtlarının eksiksiz tutulmasının takibini sağlamak.

c) Harcama birimi tarafından edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.

ç) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek.

d) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.

e) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisi tarafından belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.

f) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları kullanıcılara zimmetlemek, bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak, kullanım süresi dolan demirbaşların kayıttan düşülmesini sağlamak.

g) 18.01.2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun taşınır mal hareketlerini ve kurum içi devirleri yapmak.

ğ) Harcama birimlerinde görevlendirilecek, Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin birimlerince görevlendirilmelerini ve kefalete tabi tutulmalarını sağlamak ve harcama birimlerince görevlendirilen Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin eğitim ihtiyaçlarını tespit etmek ve gerekli eğitimlerin verilmesini sağlamak ve ilgili birim ile işbirliği içinde bulunmak.

h) Destek Hizmetleri Müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

Makine-araç parkı biriminin görev ve yetkileri

MADDE 14- (1) Makine-Araç Parkı biriminin görevleri aşağıda sıralandığı gibidir:

a) Makine-araç parkına bağlı olarak çalışan demir atölyesi, marangoz atölyesi, tamir atölyesi, oto-elektrik atölyesi, kaporta-boya atölyesi, lastik-yağ atölyesi, elektrik tesisat atölyesi, klima bakım atölyesi ve sıhhi tesisat atölyesi tarafından yapılan her türlü makine ve araç tamir, bakım onarımı ile hizmet binalarının bakım-onarım işlerinin planladığı şekilde yürütülmesini sağlamak.

b) Belediyeye bağlı diğer birimlerden ve vatandaşlardan gelen talepler doğrultusunda, belediye sınırları içerisinde kalan kent mobilyalarının tamir, bakım ve onarımını yapmak.

c) Belediye bünyesinde bulunan araç, iş makinesi ve ekipmanlarda oluşan arızaların tespitinin, bakım ve onarımının yapılmasını sağlamak, atölyede yapılamayacak olanların ise dış piyasaya sevkinin yapılmasını sağlamak.

ç) Belediye bünyesinde bulunan araç, iş makinesi ve ekipmanlarının yedek parça ihtiyacının tespitinin yapılarak Satın Alma Birimine aktarılması suretiyle teminini sağlamak, yapılan iş ve işçilikler ile alınan yedek parçaların kontrol ve kabulünü yapmak.

d) Araçların taşıt tanıma sistemlerini oluşturarak, akaryakıt alımlarını takip etmek.

e) Araçların yıllık periyodik bakım takvimlerine göre koruyucu ve önleyici bakımlarının yapılmasını sağlamak.

f) Belediyeye ait araçların kaza yapması halinde gerekli adli ve idari işlemlerin ivedilikle yapılmasını sağlamak.

g) Belediyeye ait araçların sürücü hatasından kaynaklanan hasarları tespit ederek ilgili yasa ve yönetmelikler doğrultusunda işlem yapılmasını sağlamak.

ğ) Tüm resmi tören ve bayramlarda, sosyal ve kültürel etkinliklerin yapıldığı yerleri ve bazı cadde ve sokakları Türk Bayrağı ve Belediye Flamalarıyla süsleyerek, sahne ve tribün kurulmasını sağlamak.

h) Belediye bünyesinde kullanılan jeneratörlerin bakım ve onarımlarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak.

ı) Belediye bünyesinde bulunan elektrik, su vb. abonelik işlemlerini ve sözleşmelerini yapmak, kullanım miktarlarını izlemek, gerektiğinde iptal işlemlerini yapmak ve idare etmek, etkin ve verimli şekilde birimler arasında koordinasyonunu sağlamak.

i) Destek Hizmetleri Müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.

Bilgi işlem biriminin görev ve yetkileri

MADDE 15- (1) Bilgi İşlem biriminin görevleri aşağıda sıralandığı gibidir:

a) Belediye ana hizmet binasının ve Belediyeye bağlı olarak çalışan ek hizmet binalarının bilgi işlem donanımının kurulması, faaliyete geçirilmesi ve kontrolünün gerçekleştirilmesini sağlamak.

b) İnternet alt yapısının kurulum, bakım, onarım ve 04.05.2007 tarihli 5651 Sayılı Kanuna uygunluğunu sağlamak ve yönetimini gerçekleştirmek.

c) Belediye’nin hizmet binalarında yer alan bilişim malzemelerinin etkin bir şekilde kullanımını sağlamak, bilgisayar sunucu, yazıcı, santral vb. büro makinelerinin bakım-onarım işlerinin zamanında ve seri bir şekilde yapılmasını sağlamak, kullanılmayacak durumda olanları gerekli işlemler yapmak üzere ilgili birime bildirmek.

ç) Belediyenin çağın gereklerine uyumunu sağlayacak teknolojik gelişmeleri takip etmek, birimlerle ortak projeler üretmek (fiziksel sunucuları azaltma, yedekleme kolaylığı, yeni sunucu maliyetlerinden kurtulma vb. çalışmalar ile sunucu sanallaştırma teknolojisinden faydalanma ve sürdürebilirliğini sağlamak üzere).

d) Birimlerin kullandığı haberleşme cihaz ihtiyaçlarının taleplerini değerlendirmek, bakım ve kontrollerinin düzenli olarak yapılmasını sağlamak ve ilgili kurum ve kuruluşlarla yazışmaları yapmak.

e) Yazılım programlarının lisanslarını takip etmek, gerektiğinde lisans sözleşmelerini düzenlemek ve yenilemek.

f) Hizmet binalarının kamera sistemlerini oluşturmak ve etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak.

g) Belediyenin ve bağlı kurumların web sitelerinin yapılması ve yaptırılmasını sağlamak, web sunucu hizmetlerinin yönetilmesi, bu web sitelerine kullanıcı tanımlayarak ve eğitimini vererek güncel verilerin girilmesini sağlamak.

ğ) Belediyede kullanılan otomasyonların (Belediye otomasyon, el terminali ve e-belediye sistemi, personel takip sistemi, özel kalem takip sistemi, toplu sms gönderme sistemi) ve bu otomasyonların barındırıldığı sunucuların bakım-onarım, yedekleme ve yönetim işlevlerini sağlamak ve son kullanıcılara teknik destek vermek.

h) Belediye bünyesinde bulunan telefon, internet, veri hattı vb. abonelik işlemlerini ve sözleşmelerini yapmak, kullanım miktarlarını izlemek, gerektiğinde iptal işlemlerini yapmak ve idare etmek, birimler arasındaki iletişimi etkin ve verimli bir şekilde sağlamak.

ı) Belediye kurumsal mail adreslerinin (@marmaris.bel.tr) yönetimini ve güvenliğini sağlamak.

i) Destek Hizmetleri Müdürü tarafından verilen diğer iş ve işlemleri yapmak

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer almayan hükümler

MADDE 16- (1) Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 17- (1) Bu yönetmelik; Belediye Meclisinde kabul edildikten sonra Belediyemiz web sitesinde (www.marmaris.bel.tr) yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer

Yürütme

MADDE 18 – (1) Bu yönetmelik hükümlerini Marmaris Belediye Başkanı yürütür.

EK – DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ÖRGÜTLENME YAPISI